सरकारी निर्णयमा तीन तहको सीमा, फाइलको अवस्था सेवाग्राहीले अनलाइनबाटै हेर्न पाउने

काठमाडाैँ । सरकारी कार्यालयमा फाइल घुमाउने प्रवृत्ति अन्त्य गरी निर्णय प्रक्रिया छिटो, पारदर्शी र जवाफदेही बनाउन सरकारले ‘सरकारी निर्णय प्रक्रिया (सरलीकरण र डिजिटल बनाउने) सम्बन्धी नियमावली, २०८३’कार्यान्वयमा ल्याएको छ ।

नियमावलीले निर्णय प्रक्रियामा टिप्पणीको तह सीमित गर्ने, सबै सार्वजनिक निकायमा विद्युतीय प्रणाली लागू गर्ने, फाइलको समयसीमा तोक्ने र ढिलाइ गर्ने कर्मचारीलाई जवाफदेही बनाउने व्यवस्था गरेको छ ।

नियमावलीअनुसार मन्त्रिस्तर वा केन्द्रिय प्रशासनिक निर्णय गर्दा टिप्पणीको तह तीनभन्दा बढी र नियमित प्रकृतिका निर्णयमा दुईभन्दा बढी राख्न पाइने छैन ।

निर्णय प्रक्रियामा अनावश्यक तह थपेर फाइल रोक्ने प्रवृत्ति नियन्त्रण गर्न यस्तो व्यवस्था गरिएको हो । कानुनबमोजिम मन्त्री वा सचिवको तहबाट हुने निर्णयसमेत विषयको प्रकृति र गम्भीरता हेरी मातहतका अधिकृतलाई प्रत्यायोजन गर्नुपर्ने व्यवस्था नियमावलीमा छ ।

प्रत्यायोजित अधिकार प्रयोग नगरी अनावश्यक रूपमा फाइल माथिल्लो तहमा पठाउने कर्मचारीलाई सचेत गराउने वा विभागीय कारबाही गर्न सकिनेछ ।

आवश्यक कागजात नपुगेको, प्रस्ताव कानुनविपरीत भएको वा सम्बन्धित निकायको अधिकारक्षेत्रबाहिर परेको अवस्थामा मात्र स्पष्ट कारण खुलाएर फाइल फिर्ता गर्न पाइनेछ ।

विनाकारण फाइल रोक्ने, मौखिक निर्देशनका आधारमा निर्णय प्रक्रिया प्रभावित पार्ने वा अनावश्यक कागजात माग्ने कार्यलाई नियमावलीले निरुत्साहित गरेको छ ।

६ महिनाभित्र डिजिटल प्रणाली

सरकारले नियमावलीमा व्यवस्था भएअनुसार छ महिनाभित्र सबै सार्वजनिक निकायमा एकीकृत विद्युतीय निर्णय प्रणाली लागू गर्ने लक्ष्य राखेको छ । यस प्रणालीमा फाइल दर्तादेखि टिप्पणी, राय, स्वीकृति र अभिलेखीकरणसम्मका काम डिजिटल माध्यमबाट हुनेछन् ।

प्रत्येक फाइललाई विशिष्ट पहिचान नम्बर र क्युआर कोड दिइनेछ भने निर्णयलाई डिजिटल हस्ताक्षरमार्फत प्रमाणित गरिनेछ । यसबाट फाइल कहाँ पुगेको छ, कुन अधिकारीको तहमा छ र निर्णय हुन कति समय लागेको छ भन्ने विवरण अभिलेखमा रहनेछ ।

निर्णय प्रक्रियामा कृत्रिम बुद्धिमत्ता (एआई) को सहायतासमेत लिन सकिने व्यवस्था गरिएको छ । पूर्वनिर्णय तथा नजिर खोज्ने, जोखिम विश्लेषण गर्ने, टिप्पणीको मस्यौदा तयार पार्ने र तथ्यांक विश्लेषण गर्ने काममा एआई प्रयोग गर्न सकिनेछ ।

तर एआईले दिएको सुझावका आधारमा मात्रै अन्तिम निर्णय गर्न पाइने छैन । अन्तिम निर्णयको जिम्मेवारी सम्बन्धित अधिकारीमै रहने व्यवस्था गरिएको छ ।

रुरी फाइल सोही दिन टुंग्याउनुपर्ने

नियमावलीले सरकारी कामको प्रकृतिअनुसार फाइल फर्छ्योटको समयसीमा निर्धारण गरेको छ । तुरुन्त वा अति जरुरी प्रकृतिका काम आफूले नै फर्छ्योट गर्नुपर्ने भए सोही दिन वा बढीमा दुई दिनभित्र टुंग्याउनुपर्नेछ ।

जरुरी तथा साधारण प्रकृतिका काम तीनदेखि पाँच दिनभित्र फर्छ्योट गर्नुपर्ने व्यवस्था गरिएको छ । डिजिटल प्रणालीमा फाइल दर्ता भएपछि समय गणना स्वतः सुरु हुनेछ । तोकिएको समयसीमा नजिकिँदा वा नाघ्दा प्रणालीले सम्बन्धित अधिकारीलाई सूचना दिनेछ । यसले फाइल लामो समयसम्म विचाराधीन राख्ने प्रवृत्ति नियन्त्रण गर्न सहयोग पुग्ने सरकारले अपेक्षा गरेको छ ।

प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषद्को कार्यालय र सम्बन्धित निकायमा कार्यप्रगति, विचाराधीन फाइल तथा निर्णयमा भएको ढिलाइ देखाउने एकीकृत ड्यासबोर्डसमेत सञ्चालन गरिनेछ ।

कार्यालयहरूको कार्यसम्पादन मापन गर्न औसत निर्णय समय र ढिला भएका फाइलका आधारमा ‘निर्णय ढिलाइ सूचकांक’ लागू गरिने व्यवस्था छ ।

फाइलको अवस्था अनलाइनबाटै थाहा पाइने

नियमावली कार्यान्वयनसँगै सेवाग्राहीले आफ्नो निवेदन वा फाइलको अवस्था अनलाइन, मोबाइल एप वा एसएमएसमार्फत ट्र्याक गर्नसक्ने व्यवस्था गरिनेछ । यसका लागि निवेदन वा फाइलसँग सम्बन्धित ट्र्याकिङ नम्बर उपलब्ध गराइनेछ ।

सेवा प्रवाहसम्बन्धी गुनासो डिजिटल माध्यमबाट दर्ता भएपछि २४ घण्टाभित्र जिम्मेवार अधिकारी तोक्नुपर्ने र एक साताभित्र गुनासो समाधान गर्नुपर्ने व्यवस्था पनि गरिएको छ । यसले सेवाग्राहीलाई आफ्नो कामको प्रगति बुझ्न कार्यालय धाउनुपर्ने बाध्यता घटाउने र गुनासो सुनुवाइलाई समयबद्ध बनाउने लक्ष्य राखेको छ ।

ढिलाइ गर्नेलाई कारबाही, राम्रो काम गर्नेलाई पुरस्कार

नियमावलीले निर्णय प्रक्रियामा अनावश्यक ढिलाइ गर्ने कर्मचारीको कार्यसम्पादन मूल्याङ्कनमा कम अङ्क दिने र आवश्यकताअनुसार विभागीय कारबाही गर्ने व्यवस्था गरेको छ । अर्कोतर्फ, तोकिएको समयभित्र काम सम्पन्न गर्ने तथा उत्कृष्ट कार्यसम्पादन गर्ने पदाधिकारी र निकायलाई पुरस्कृत गर्न सकिनेछ । 

तर कानून र उपलब्ध प्रमाणका आधारमा असल नियतले निर्णय गरेका कर्मचारीलाई पछि नतिजा फरक आएको कारणले मात्रै सजाय नगरिने व्यवस्था पनि नियमावलीमा समेटिएको छ ।

यसले कर्मचारीलाई कानूनसम्मत निर्णय गर्न प्रोत्साहित गर्ने र अनावश्यक रूपमा निर्णय गर्न हिचकिचाउने प्रवृत्ति कम गर्ने उद्देश्य राखेको छ ।

नियमावलीले सरकारी निर्णय प्रक्रियालाई कागजी फाइल र अनावश्यक प्रशासनिक तहबाट डिजिटल प्रणाली, निश्चित समयसीमा र मापनयोग्य जवाफदेहितातर्फ लैजान खोजेको छ ।